今さら聞けないRFI・RFPの違い！最適なベンダーの選び方。

ベンダーから欲しい回答が返ってこない！RFI/RFPを明確にしよう。

今さら聞けないRFI・RFPの違い！最適なベンダーの選び方。

技術的要件がしたいのに、思った回答がベンダーから返ってこない・・・そんなお悩みありませんか？
たとえば、見積りが届いたけど内容が異なっていたり、納期やスケジュールを確認したいのに「階層を教えて？」と言われてしまったりしていませんか？

そんな課題を解決するなら、RFIやRFPが必要です。RFIやRFPは「企業がシステム開発やサイト制作などの新規導入または置き換える(リプレイス)をする際に発注先を選定する」場面で使われるケースが多く、自社が知りたい内容や目的に合わせて使い分けることが必要です。
それでは、RFPとRFIには具体的にどのような違いがあるのかを解説していきます。

ざっくりした内容で情報収集がしたいなら「RFI(情報提供依頼書)」

RFI(Request For Information)とは、IT分野における業界用語の一つで、直訳すると「情報提供依頼書」になります。新しくITシステムを開発する際や、WEBサイト制作・リニューアルの際に、発注先を選定する時に使用します。

RFI(情報提供依頼書)は、目的やターゲット、ざっくりとした要件を言語化して提示することで、制作会社やベンダーに必要な情報を提供してもらうことが可能です。

誰が、どのタイミングで、どのような内容を依頼するのか？

RFIはシステムの発注者側が、検討中の概要または決まっている要件やプロジェクト体制、コスト等について実現可能性を考慮した提案依頼を作成するために必要な情報を、制作・システム開発会社等に対し提供依頼するものです。

まだRFIの段階で、具体的な開発内容が決まっていなくても大丈夫です。制作会社や開発会社を選定する時に、ミスマッチを避け最適な企業を選ぶために、その会社ならどんなことができるのか会社の規模感や技術的な可否について、情報収集をするフェーズに当たります。

開発内容も決まって、具体的な相談なら「RFP(提案依頼書)」

RFP(Request for Proposal)もIT分野における業界用語の一つで、直訳すると「提案依頼書」。RFPはRFIで絞った候補の企業に対して、自社の情報を提供した上で具体的な技術的要件を実施し、正式な見積もりをもらうための資料になります。

RFP(提案依頼書)では、プロジェクトの全体像をより詳しく明記した上で提案してもらいたい要件を記載するため、その提案内容をもとに制作会社やベンダーを選定することができます。

基本的にRFPの回答はプレゼン形式で提案されるのですが、その際は具体的な工程も明らかになっているので、見積もり金額も正確になっているケースがほとんどです。
ただし、RFPは相談案件ごとの課題に合わせた具体的な提案や調査が必要になるため、RFIよりもRFPは回答までのリードタイムが長い点には注意しておきましょう。

RFIとRFPが重要なワケ

今さら聞けないRFI・RFPの違い！最適なベンダーの選び方。

ここまで「RFI」と「RFP」の違いとそれぞれの作成する目的をご紹介してきました。RFIとRFPが重要な理由は「自社のニーズや要望に最も応えてくれそうな(一番マッチしそうな)発注先の選定をするのに効果的な手段だから」です。

なぜなら、RFIだけ作っても情報の粒度が荒く、発注先の選定には判断基準が少なすぎます。しかし、RFPだけでも、最初の段階である程度の候補となる発注先の絞り込みができなくなるので、判断するのに膨大な時間を要することになります。よって、RFIでざっくりした内容を情報収集し、RFPで具体的な技術的要件を実施して正式な見積もりをもらうのが効率的な流れとなるわけです。ここまでで、RFIとRFPの違いと重要性がお分かりいただけたところで、実際に発注先(ベンダー)を選定する流れをご紹介していきます。

ベンダーを選定する流れ

①RFIは、詳細な情報を収集するフェーズ
社内でWEBサイト制作もしくはシステム開発のプロジェクトが始まった場合、まずは依頼先の決定を行います。

②RFPは、プロジェクトや要件の妥当性を判断するフェーズ
必要な情報が集まり、依頼する候補先が決まったら、発注企業側がRFPを作成・提出し依頼先候補からの返事を待ちます。

③RFPに応じてくれる依頼先から提案を受けるフェーズ
その後、候補が絞れたら具体的な委託先を決めるため、提案書の作成・提出（提案）を待ちます。プロジェクトの大きさにもよりますが、数日〜数週間を考慮して期日を伝えるのがポイントです。

④RFQで、プロジェクトの実効性を判断するフェーズ
最後にRFQ（見積書依頼）を経て、ミスマッチが起きない状況でベンダーを決定します。RFQには、対象サービス/システムの適合性や適合のためのオプション等提案に加え、各サービスの導入費用とランニングコストも依頼することで、より具体的なイメージができます。

上記の４つの流れで制作、開発会社の選定を進めていきます。
RFIは一般的には情報システム発注に必須の工程ではありませんが、システム発注を成功に導くためにはRFIによる情報収集が有効です。RFI・RFP・RFQの作成を支援する開発コンサルティングへ相談するのも良いでしょう。

よくある質問

今さら聞けないRFI・RFPの違い！最適なベンダーの選び方。

RFIやRFPを活用して最適なパートナーを見つけましょう

今さら聞けないRFI・RFPの違い！最適なベンダーの選び方。

RFIとRFPは自社が抱える課題を解決するために解決してくれる最適なパートナーを見つけるために有効的な手段です。RFIとRFPを作成するには工数やノウハウが必要にですが、システム開発や業務委託を依頼する際は、ミスマッチを起こさないためにもRFIとRFPの作成は必ず行いましょう。

なお、フォーチュナでは「要件定義や情報設計からRFIやRFPの作成」までの一気通貫したサポートを行っております。発注時に明確ではないプロジェクトでも、担当コンサルティングが丁寧にヒアリングを行い設計いたします。

要件定義や情報設計からRFI・RFPの作成まで、ご支援が必要な場合は、フォーチュナまでお気軽にご相談ください。