今さら聞けないRFI・RFPの違い!最適なベンダーの選び方。
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2023.01.05

今さら聞けないRFI・RFPの違い!最適なベンダーの選び方。

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理想的なサイトを制作やリニューアルを行う際に、最も必要なことは、最適なパートナーを見つけること。そのために必要なことである「RFI」と「RFP」をご存知ですか?

実際のところ、「言葉自体は知っているけどいまいちピンとこない」と違いを正しく理解できていない人も少なくありません。

RFIとRFPの違いやそれぞれの役割を正しく理解する事で、自社が今何をすべきで、どのようなフェーズにいて、次に何をすべきかを明確にすることが可能です。

本記事ではRFI(情報提供依頼書)とRFP(提案依頼書)の違いを詳しくご紹介します。


ベンダーから欲しい回答が返ってこない!RFI/RFPを明確にしよう。

今さら聞けないRFI・RFPの違い!最適なベンダーの選び方。

技術的要件がしたいのに、思った回答がベンダーから返ってこない・・・そんなお悩みありませんか?
たとえば、見積りが届いたけど内容が異なっていたり、納期やスケジュールを確認したいのに「階層を教えて?」と言われてしまったりしていませんか?

そんな課題を解決するなら、RFIやRFPが必要です。RFIやRFPは「企業がシステム開発やサイト制作などの新規導入または置き換える(リプレイス)をする際に発注先を選定する」場面で使われるケースが多く、自社が知りたい内容や目的に合わせて使い分けることが必要です。
それでは、RFPとRFIには具体的にどのような違いがあるのかを解説していきます。


ざっくりした内容で情報収集がしたいなら「RFI(情報提供依頼書)」

WEBデザインのための情報設計┃株式会社フォチューナより

RFI(Request For Information)とは、IT分野における業界用語の一つで、直訳すると「情報提供依頼書」になります。新しくITシステムを開発する際や、WEBサイト制作・リニューアルの際に、発注先を選定する時に使用します。

RFIとは、企業や官庁などが業務の発注や委託などを計画する際、発注先候補の業者に情報提供を依頼する文書。ITの分野では情報システムの開発や購入、IT関連業務の委託などを行う前に発行される。

RFI(情報提供依頼書)は、目的やターゲット、ざっくりとした要件を言語化して提示することで、制作会社やベンダーに必要な情報を提供してもらうことが可能です。

まだRFPの段階では、具体的な開発内容が決まっていなくても大丈夫です。制作会社や開発会社を選定する時に、ミスマッチを避け最適な企業を選ぶために、その会社ならどんなことができるのか会社の規模感や技術的な可否について、情報収集をするフェーズに当たります。


開発内容も決まって、具体的な相談なら「RFP(提案依頼書)」

RFP(Request for Proposal)もIT分野における業界用語の一つで、直訳すると「提案依頼書」。RFPはRFIで絞った候補の企業に対して、自社の情報を提供した上で具体的な技術的要件を実施し、正式な見積もりをもらうための資料になります。

RFPとは、情報システムの導入や業務委託を行うにあたり、発注先候補の事業者に具体的な提案を依頼する文書。システムの目的や概要、要件や制約条件などが記述されている。

RFP(提案依頼書)では、プロジェクトの全体像をより詳しく明記した上で提案してもらいたい要件を記載するため、その提案内容をもとに制作会社やベンダーを選定することができます。

基本的にRFPの回答はプレゼン形式で提案されるのですが、その際は具体的な工程も明らかになっているので、見積もり金額も正確になっているケースがほとんどです。
ただし、RFPは相談案件ごとの課題に合わせた具体的な提案や調査が必要になるため、RFIよりもRFPは回答までのリードタイムが長い点には注意しておきましょう。


RFIとRFPが重要なワケ

今さら聞けないRFI・RFPの違い!最適なベンダーの選び方。

ここまで「RFI」と「RFP」の違いとそれぞれの作成する目的をご紹介してきました。RFIとRFPが重要な理由は「自社のニーズや要望に最も応えてくれそうな(一番マッチしそうな)発注先の選定をするのに効果的な手段だから」です。

なぜなら、RFIだけ作っても情報の粒度が荒く、発注先の選定には判断基準が少なすぎます。しかし、RFPだけでも、最初の段階である程度の候補となる発注先の絞り込みができなくなるので、判断するのに膨大な時間を要することになります。よって、RFIでざっくりした内容を情報収集し、RFPで具体的な技術的要件を実施して正式な見積もりをもらうのが効率的な流れとなるわけです。ここまでで、RFIとRFPの違いと重要性がお分かりいただけたところで、実際に発注先(ベンダー)を選定する流れをご紹介していきます。


ベンダーを選定する流れ

①社内でWEBサイト制作もしくはシステム開発のプロジェクトが始まった場合、まずは依頼先の決定を行います。

②いくつか依頼先の候補が決まったら、さらに詳しい情報を知るために発注企業側がRFIを作成・提出し依頼先候補からの返事を待ちます。

③その後、候補が絞れたら具体的な開発フェーズに進めるべく発注企業側がRFPを作成・提出し提案を待ちます。

④最後に依頼先候補から提案をしてもらい、RFQを経てミスマッチが起きない状況でベンダーを決める。

上記の4つの流れでベンダー選定は進めていきます。


よくある質問

今さら聞けないRFI・RFPの違い!最適なベンダーの選び方。

RFIとRFPは誰が作りますか?

一般的には、業務を依頼される側が作成されます。自社で作成した経験がない場合、プロに委託することも可能です。

サイトリニューアルにおける目的はどう書けばいいですか?

「誰がなにに、どうしてほしい」が伝わる文章で大丈夫です。数値で表現できれば、より良いと思います。具体的に課題が分かっていらっしゃれば、大丈夫です。

RFIの時点で、松竹梅の提案がほしい。どう伝えればいい?

予算取りがこれからの際、なにをどこまで実施するか検討したいとおっしゃられます。その場合、ベンダーへ最大限やりたいことを詰め込んだパターンと、ミニマムで抑えるパターンで依頼をしてみましょう。

ベンダーは決まっているが、プロジェクトが曖昧。RFIからベンダーに委託できますか?

はい。可能です。

プロが自社サイトを解析し現状の課題を把握した上で、ヒアリングを行い進めることが可能です。


RFIやRFPを活用して最適なパートナーを見つけましょう

今さら聞けないRFI・RFPの違い!最適なベンダーの選び方。

RFIとRFPは自社が抱える課題を解決するために解決してくれる最適なパートナーを見つけるために有効的な手段です。RFIとRFPを作成するには工数やノウハウが必要にですが、システム開発や業務委託を依頼する際は、ミスマッチを起こさないためにもRFIとRFPの作成は必ず行いましょう。

なお、フォーチュナでは「要件定義や情報設計からRFIやRFPの作成」までの一気通貫したサポートを行っております。そのため、内容がふわっとしていても、専任の担当者が丁寧にヒアリングを行い設計いたします。

要件定義や情報設計からRFI・RFPの作成まで、丸々とプロにお任せしたい場合は、フォーチュナまでお気軽にご相談ください。