RFP(提案依頼書)とは?システム開発依頼を間違わないために知っておきたいこと
カテゴリー:
2022.12.27

RFP(提案依頼書)とは?システム開発依頼を間違わないために知っておきたいこと

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組織や企業は、社内リソースの問題で外部からのサポートが必要な場合があります。
理想的なWEBサイトやシステム開発、インフラ調達を得るためには、何が必要でしょうか。具体的な提案を複数のベンダーから提示してもらい、そしてより優れたITサービスを構築するための最適なパートナーを見つけることです。
誰もが新しいプロジェクトの成功を願っていますが、最適なパートナーを見つけ出すことに苦労しています。提案依頼書(RFP)は、新しいプロジェクトのパートナーとして最適なベンダーを見つけ出すのに理想的なアプローチ方法です。

本記事では、成功するプロジェクトに重要なRFPの概要や具体的なメリット、作成のコツについてご紹介します。


RFP(提案依頼書)とは

RFP(提案依頼書)とは?システム開発依頼を間違わないために知っておきたいこと

RFP(提案依頼書)とは、プロジェクトマネージャーが外部のベンダーに対して、提案して欲しい内容をまとめた文書のことです。提案依頼としての RFP を使用すると、議題の解決やプロジェクトの支援に役立つかどうか、またどのように役立つかをベンダーに尋ねることができます。
内容としては、自社が抱える現状の課題やシステム導入の目的、予算規模、スケジュール感などプロジェクトの全体像を詳しく明記した上で提案してもらいたい要件を記載します。

つまり、RFPはプロジェクトマネージャーから、発注先の候補となる企業やシステムベンダーに対して、自社に必要な要件や要望を伝えるための文書となります

よくシステム開発や導入時に用いられますが、WEBサイト制作においても大変重要です。なぜなら、KGIやKPIを達成するために最適なサイト構築を行う上で、KGIやKPIなどプロジェクトの概要は伝えた上で提案をもらいましょう。


RFPとRFIの違い

RFP(提案依頼書)と似た言葉で「RFI(情報提供依頼書)」があります。RFIとは「Request For Information」の略称です。似たような言葉でよく間違われることもありますが「RFPとRFIは作成する目的が異なる」ので、ここで整理します。

簡潔に述べると、RFPが具体的な要件を定義した上で、細かい部分まで提案を依頼するための書類であるのに対して、RFIは会社情報や実績、提供可能なサービス情報などの基本的な情報を提供してもらうことが目的です。
よって、企業情報や実績を提供するRFIに対し、RFPは相談案件ごとの課題に合わせた具体的な提案や調査が必要になります。そのため、RFPは回答までのリードタイムが長いことを加味してスケジュールを立てましょう。

RFPとRFQの違い

RFPとRFIともう1つ、「RFQ(Request for Quotation)」があります。日本語では、見積提供依頼書を指します。

RFQとは直訳通り、仕様を満たした製品にどれくらいのお金がかかるかを見ることを目的としています。そのため、RFPとRFQは同時に進むことが多く、ベンダー選定時の二次または三次に当たります。
数社に絞ったベンダーから、条件の伝え漏れをなくし、開発時に別途費用が発生することを避けることができます。


RFP作成のメリットと目的

RFPを作成するメリット3つ

RFPを作成することで、複数の発注先候補である企業(ベンダー)が同じ条件のもと作成した提案を比較できます。そのため、自社の要望に合った発注先を選ぶことができるとともに、RFPの作成は自社の現状を見直すきっかけにもなるので、自社の課題の発見にも効果を発揮します。

さらには要件の伝え漏れや「言った・言わない」などの認識の齟齬を最小限に減らせるなど未然にトラブルを防げるのもメリットです。逆にRFP作成をせずにプロジェクトを進めようとすると、スケジュール通りにシステム開発が進まなかったり、見当違いの納品物が上がってきたりと、後のトラブルの発生に繋がる恐れもあります。

余計な時間やコストを掛けないためにも、RFPを正しく理解しておくことが重要です。


RFI(RFP?)作成のコツは3つの項目を理解すること

RFP(提案依頼書)とは?システム開発依頼を間違わないために知っておきたいこと

ここまでで、RFP(提案依頼書)がシステム開発や制作において非常に重要だということをお伝えしました。中にはどのように作成すれば良いのか疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。
そこで、RFP(提案依頼書)を作成する上で理解しておきたい「概要と目的・現状把握・課題」という3つの項目についてご紹介します。

RFPの作り方を解説!効果的に策定するポイント┃NTT DATAより


提案依頼書に含むべき「概要・目的」の要素4つ

RFP(提案依頼書)を作成する上で、もっとも重要な「プロジェクトの概要・目的」を伝える4つの要素について紹介します。

  • なぜ新しいシステムが必要なのか。開発する目的は
  • 既存の独自システムをアップデートするのか、新規立ち上げなのか
  • 依頼することになった経緯や経営的な背景
  • プロジェクトの名前・目的(ゴール)

これらを記載することで、複数のベンダー(開発元)に対して企業が現在抱えている問題が何なのか正しく均一に伝えることができます。求めるシステムのクオリティや納期、許容コスト(費用)などの項目も出来る限り可視化することがポイントです。例えば、クオリティー1つでも「全ての処理が〇〇秒以内で完了する」や「現状の課題を〇〇%解決させる」のように項目や数字が具体的であることが望まれます。


提案依頼書に含むべき「現状サイトの構造分析」の要素5つ

新規立ち上げであれば、希望の構造を。既存システムやホームページのリニューアルや改修を検討の場合は、現状の構造を分析しましょう。具体的な項目は下記になります。

  • サイトの構成
  • アクセス状況
  • それぞれのコンテンツの閲覧状況
  • 検索キーワード
  • ランディングページのアクセス分析
WEBデザインのための情報設計|株式会社フォチューナ

具体的には上記のような項目を伝えることで、よりデータに沿った形で企業の抱える課題を解決する糸口が見つかりやすくなると言われています。目的達成のために、現状のホームページに関するデータ収集が重要です。

特にアクセス状況やコンテンツの閲覧状況では、直帰率・遷移率・CV(コンバージョン)といった定量的な指標を明らかにすることで課題と解決策を細分化していきます。受注側の企業によりますが、Google Analytics4(グーグルアナリティクス)等の解析ツールの管理画面の閲覧権限を求められることもあります。

直帰率が高い理由に、最初のページで問題が解決した可能性もあります。そのようなユーザーは、再度訪れる可能性もあるでしょう。回遊率が高くても、サイトが魅力的で長く巡っているとは限りません。サイトの導線が複雑で、サイト内を探し回っている可能性もあります。そのような場合、見づらいサイトだと敬遠されることもあるでしょう。
数値の高低だけではなく、ユーザーが購買体験(もしくは問い合わせなど)を優先した分析をオススメします。

閲覧権限を提供することで、ベンダー(開発元)は制作前に客観的なデータを把握できるようになり、数字的な根拠に基づいた提案が出来るようになります。


提案依頼書に含むべき要素「課題や聞きたいこと

1つ前の「現状把握」でサイトの分析した内容をもとに「課題の選定と確認事項」を洗い出します。課題のみが見えている場合は解決方法について提案してもらったり、優先順位の設定、実現可能かどうかの可否を確認しなければなりません。そのために、確認したいことの精査も行いましょう。
そのためにも「なぜ依頼することになったのか」、「企業が抱えている現状の課題」を明確にし、希望見積もり金額や納期といった条件も伝えておきましょう。そうすることで、明確なゴールを達成するために、ベストな提案をベンダーは出来るようになります。

結果として、有意義なRFP(提案依頼書)を作成でき、より最適なシステム開発の導入に繋がります。


ベンダーから欲しい回答をもらうためにRFPを作成しよう

RFP(提案依頼書)とは?システム開発依頼を間違わないために知っておきたいこと

社内に技術的要件やRFPの作成経験があまりないメンバーが担当するケースも多く、手間も時間もかかる上に一定のノウハウも必要になるので、大きな労力がかかってしまいます。ですが、RFPは技術的要件/サイトの設計に関わる重要な段階です。


最近ではRFP作成を支援するサービスも登場しています。
技術的要件/サイトの設計が得意なフォーチュナでは、目的やプロジェクトの概要についてヒアリングを行い、RFPの作成の支援を行っています。お気軽にご相談ください。